Datenschutzerklärung
Letzte Aktualisierung: Januar 2025
MindCare nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre Daten erheben, verwenden und schützen.
Unser Engagement für Ihren Datenschutz
Als Anbieter psychologischer Beratungsleistungen für Senioren sind wir uns der besonderen Sensibilität und Vertraulichkeit der uns anvertrauten Informationen bewusst. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern ein ethischer Grundsatz unserer Arbeit.
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Dienstleistungen von MindCare, einschliesslich unserer Website, Beratungsgespräche, E-Mail-Kommunikation und alle anderen Formen der Datenverarbeitung im Rahmen unserer therapeutischen Tätigkeit.
Wir behandeln Ihre Daten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung gemäss der schweizerischen und europäischen Datenschutzgesetzgebung.
Welche Daten wir erheben
Kontaktdaten und Anmeldeinformationen
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adresse (falls für die Beratung relevant)
- Geburtsdatum und Alter
Beratungsrelevante Informationen
- Grund der Kontaktaufnahme und Beratungsanliegen
- Gesprächsnotizen und Therapieverläufe
- Relevante Gesundheitsinformationen für die Beratung
- Termine und Terminplanung
- Notfallkontakte (falls vom Klienten bereitgestellt)
Website-Nutzungsdaten
- IP-Adresse (anonymisiert für Analysezwecke)
- Browser-Typ und -Version
- Besuchte Seiten und Verweildauer
- Cookie-Einstellungen und Präferenzen
- Geräteinformationen (Bildschirmauflösung, Betriebssystem)
Grundsätze der Datenerhebung
Wir erheben nur die Daten, die für die Erbringung unserer Beratungsleistungen erforderlich sind. Die Datenerhebung erfolgt:
Wie wir Ihre Daten verwenden
Therapeutische Zwecke
Die Hauptverwendung Ihrer Daten erfolgt für die Bereitstellung unserer psychologischen Beratungsleistungen:
- Durchführung und Dokumentation von Beratungsgesprächen
- Entwicklung individueller Behandlungspläne
- Fortschrittsverfolgung und Therapiebeurteilung
- Krisenintervention und Notfallkontakte
Administrative Zwecke
Für die ordnungsgemässe Abwicklung unserer Dienstleistungen verwenden wir Ihre Daten für:
- Terminvereinbarung und -verwaltung
- Kommunikation und Nachverfolgung
- Abrechnung und Kostenvoranschläge
- Qualitätssicherung und interne Evaluation
Rechtliche Verpflichtungen
In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten zu verarbeiten:
- Aufbewahrung von Patientenakten gemäss Berufsrecht
- Meldepflichten bei Selbst- oder Fremdgefährdung
- Steuerliche und buchhalterische Aufbewahrung
- Kooperation mit Behörden bei rechtlichen Anfragen
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Für Marketing und optionale Services
Für die Erbringung unserer Beratungsleistungen
Für die Einhaltung gesetzlicher Pflichten
Bei Notfällen und Gefährdungssituationen
Wie wir Ihre Daten schützen
Technische Sicherheitsmassnahmen
Verschlüsselung und Übertragung
- • SSL/TLS-Verschlüsselung für Website
- • End-zu-End-Verschlüsselung für E-Mails
- • Sichere Datenübertragung zu Servern
- • Verschlüsselte Datenspeicherung
Zugriffskontrolle
- • Zwei-Faktor-Authentifizierung
- • Rollenbasierte Zugriffsrechte
- • Regelmässige Passwort-Updates
- • Protokollierung aller Zugriffe
Organisatorische Sicherheitsmassnahmen
Schweigepflicht und Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter sind zur strengen Schweigepflicht verpflichtet und haben Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet. Die Schweigepflicht gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Schulungen und Sensibilisierung
Regelmässige Schulungen zu Datenschutz und Informationssicherheit sowie Sensibilisierung für den Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten.
Incident Response
Etablierte Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen, einschliesslich Meldung an Aufsichtsbehörden innerhalb von 72 Stunden.
Physische und infrastrukturelle Sicherheit
Praxisräume
- • Sichere Aufbewahrung physischer Akten
- • Zutrittskontrolle zu sensiblen Bereichen
- • Schutz vor unbefugtem Zugang
- • Sichere Entsorgung von Dokumenten
IT-Infrastruktur
- • Hosting in der Schweiz/EU
- • Regelmässige Sicherheits-Updates
- • Firewall und Intrusion Detection
- • Automatische Backup-Systeme
Ihre Rechte
Sie haben als betroffene Person verschiedene Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit ausüben, indem Sie uns kontaktieren.
Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, zu welchen Zwecken und an wen wir sie weitergeben.
Recht auf Berichtigung
Falls Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie deren Korrektur oder Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten in einem strukturierten Format bereitstellen oder an einen anderen Anbieter übertragen.
Recht auf Widerspruch
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, insbesondere für Marketing-Zwecke oder bei berechtigtem Interesse.
Recht auf Einschränkung
Unter bestimmten Umständen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Widerruf der Einwilligung
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung die Fortsetzung unserer Beratungsleistungen beeinträchtigen oder unmöglich machen kann.
Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern.
Beratungsdokumentation
10 JahreGemäss schweizerischem Berufsrecht sind wir verpflichtet, Behandlungsunterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit der letzten Behandlung.
Kontakt- und Kommunikationsdaten
3 JahreE-Mails, Telefonnummern und andere Kommunikationsdaten werden 3 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme gelöscht, sofern keine Beratung stattgefunden hat.
Buchhaltung und Abrechnung
7 JahreFinanzielle Unterlagen werden gemäss schweizerischen Steuergesetzen 7 Jahre lang aufbewahrt.
Website-Nutzungsdaten
26 MonateAnonymisierte Analyse-Daten werden maximal 26 Monate gespeichert und dienen der Verbesserung unserer Online-Präsenz.
Automatische Löschung
Unsere Systeme sind so konfiguriert, dass Daten automatisch gelöscht werden, sobald die Aufbewahrungsfristen ablaufen. Sie können auch jederzeit die vorzeitige Löschung Ihrer Daten beantragen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Drittanbieter und Datenweitergabe
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich, Sie haben eingewilligt oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
Website-Analyse (Google Analytics)
Zur Verbesserung unserer Website verwenden wir Google Analytics mit anonymisierten IP-Adressen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Analyse des Nutzerverhaltens.
E-Mail-Service Provider
Für den E-Mail-Versand nutzen wir einen schweizerischen Provider mit Servern in der Schweiz. Alle E-Mails werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
Fachliche Kooperation
In Ausnahmefällen kann eine Zusammenarbeit mit anderen Fachkräften (Ärzten, Psychiatern) erforderlich sein. Dies erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder in Notfallsituationen.
Keine Datenweitergabe ohne Ihre Zustimmung
Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre Daten niemals mit Dritten für Marketing- oder andere kommerzielle Zwecke. Jede Datenweitergabe erfolgt nur in den oben genannten, klar definierten Fällen und unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Kontakt und Beschwerden
Datenschutzbeauftragte
Für alle Fragen rund um den Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden wenden Sie sich gerne an unsere Datenschutzbeauftragte.
Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Bearbeitungszeit für Anfragen
Wir bearbeiten Ihre datenschutzrechtlichen Anfragen unverzüglich, spätestens aber innerhalb von 30 Tagen nach Eingang. In komplexeren Fällen können wir diese Frist um weitere 60 Tage verlängern und werden Sie darüber informieren.